تعالی سازمانی، محرک ارتقای کار آیی در اقتصاد
در سالهای اخیر مدیران شرکتها و سازمانها راهکارهای جدیدی را جستوجو میکنند تا بتوانند بنگاههای خود را کارآتر و اثربخشتر مدیریت کنند تا عملکرد، کیفیت فعالیتها و خروجیها را بهینهتر ارزیابی کنند.
با توجه به معرفی مداوم رویکردهای مدیریتی، پرسشی که همواره برای مدیران کشور مطرح است چگونگی انتخاب بهترین چارچوبها و ابزارها از میان انبوه روشهای موجود است.
برای پاسخ به این پرسش نگاهی به جایگاه ایران در مسیر توسعه اقتصادی میکنیم. از سال ۱۹۷۹میلادی مجمع جهانی اقتصاد (World Economic Forum) هرسال گزارشی درباره شاخصهای رقابتپذیری جهانی منتشر و ردهبندی کشورها را در این زمینه اعلام میکند.
یکی از مهمترین شاخصهای گزارش مجمع جهانی اقتصاد، رقابتپذیری جهانی (Global Competitiveness Index) است که ۳گروه زیر شاخص به این شکل را دربرمیگیرد:
براساس این شاخص، ۵ رده در مسیر توسعه اقتصادی برای کشورها قابلشناسایی است:
اگرچه تحلیل این شاخص در سطح اقتصاد است، میتوان آن را در سطح صنعت و بنگاهها نیز تفسیر کرد. بر این اساس، همانگونه که مشخص است اقتصاد ما درحالگذار به سمت مرحله دوم (تکیهبر کارآیی) است.
بنابراین، به پرسش چگونگی انتخاب بهترین نظامها و رویکردها از میان انبوه روشهای مدیریتی، میتوان اینگونه پاسخ داد که با توجه به جایگاه اقتصاد کشور که در حالگذار از سطح خامفروشی به سطح تکیهبر کارآیی است، ازاینرو، برای عموم بخشهای صنعتی ایران نیز چارچوبها و ابزارهای ارتقای کارآیی شاید بهترین پیشنهاد ممکن باشد.
ازآنجاکه الگوهای تعالی سازمانی (Organizational Excellence Models)، از مهمترین ابزارهای ارتقای کارآیی در نظامهای مدیریتی هستند و در بیش از ۸۰ کشور دنیا با موفقیت بهکار گرفتهشده، بهتر است ما نیز از تجربههای دیگران بهره بریم و در مسیر تعالی حرکت کنیم.
در این راستا، جایزه ملی تعالی سازمانی در چارچوب برنامههای توسعه صنعتی و بهمنظور ارتقای کارآیی و کیفیت در شرکتها و سازمانهای ایرانی از سال ۱۳۸۲ با حمایت دولت آغاز شد.
برای این منظور، تمامی سازمانها و شرکتهای ایرانی (در قالب ۵ بخش ساخت و تولید، خدمات، سلامت، آموزش و بخش عمومی)، با خودارزیابی و براساس الگوی تعالی سازمانی و به اجراگذاردن برنامههای بهبود میتوانند متقاضی جایزه ملی تعالی سازمانی باشند.
از ۱۴ سال گذشته بیش از ۱۳۰۰ سازمان ایرانی را ارزیابان خبره تعالی سازمانی از نزدیک بررسی کردهاند و نقاط قوت و زمینههای قابلبهبود نظامهای مدیریتی آنها شناسایی شده و بهبودیافته است. روش ارزیابی جوایز تعالی سازمانی با سایر رتبهبندیها تفاوت اساسی دارد و برای تعیین جایزه ملی تعالی سازمانی با الگوبرداری از تجربههای بینالمللی مراحل مختلفی به دقت بررسی میشود.
۵ راهکار برگرفته از تجربههای بینالمللی
مهدی اسماعیلیرخ، مدیر مرکز تعالی سازمانی سازمان مدیریت صنعتی در گفتوگو با گسترش صنعت ضمن اشاره به تحلیلهای پیشگفته، به ۵ راهکار برگرفته از تجربههای بینالمللی برای اعطای جایزه ملی تعالی سازمانی اشاره کرد و گفت: نخستین راهکار، طراحی الگوی تعالی سازمانی است.
این الگو دربرگیرنده ویژگیهای یک سازمان سرآمد و کارآست و در قالب معیارهای تعالی سازمانی به معرفی خصوصیات سازمان متعالی میپردازد. تاکنون الگوی تعالی سازمانی کشور ما ۵ بار ویرایش شده است. دومین راهکار، آموزش ارزیابان تعالی سازمانی است.
برای این منظور، مدیران ارشد بنگاهها و کارشناسان علاقهمند به موضوعات کیفیت و سرآمدی هر سال دعوت میشوند و آموزشهای دقیقی درباره نحوه ارزیابی به آنها داده میشود.
وی افزود: سومین راهکار، انجام ارزیابی درونی (خودارزیابی) از سوی شرکتهای متقاضی است. سازمانها و شرکتهای علاقهمند به حضور در جایزه ملی تعالی سازمانی، در مرحله نخست، کارآیی و عملکرد خود را در مقایسه با الگوی تعالی سازمانی موردسنجش قرار میدهند و فاصله بین وضع موجود و وضع مطلوب را شناسایی میکنند. چهارمین راهکار، انجام ارزیابی دقیق از سوی ارزیابان بیرونی است.
جایزه ملی تعالی سازمانی گروههای ارزیابی را که شامل ۳ تا ۶ ارزیاب خبره به ازای هر شرکت است تشکیل میدهد و این گروهها با بررسی گزارشهای ارسالی و بازدید از محل شرکت که درمجموع حداقل ۷ روز زمان میبرد از نزدیک نظامهای مدیریتی را ارزیابی کرده و با دادن پیشنهادهای بهبود در رویکردهای مدیریتی، امتیازی بین صفر تا ۱۰۰۰ به سازمان اختصاص میدهند که مبنای اعطای سطوح مختلف تعالی (تندیسها، تقدیرنامه و گواهینامه) است.
مدیر مرکز تعالی سازمانی تجربههای مدیریت صنعتی به پنجمین راهکار برگرفته از تجربههای بینالمللی برای اعطای جایزه ملی تعالی سازمانی اشاره کرد و گفت: تدوین برنامههای بهبود و ارتقای کارآیی پنجمین الگو است که خروجی اساسی در استقرار تعالی سازمانی، تدوین برنامههایی برای بهبود در نظامهای مدیریتی و ارتقای کارآیی است. این برنامهها با بکارگیری نتایج ارزیابیها، بهدقت تنظیمشده و به اجرا گذاشته میشوند و درنهایت پیوسته پایش میشوند.
به گفته اسماعیلیرخ، اگرچه نزدیک به ۲ دهه است که موضوع ارتقای کارآیی و کیفیت در سازمانها و بنگاههای اقتصادی کشور با اعطای جایزه ملی تعالی سازمانی، جدیتر از قبل دنبال شده است، اما باید چالشهای پیش روی سازمانهای مختلف، موثرتر به کار بسته شود.
یکی از بهترین رویکردها در تعمیق تعالی سازمانی، متناسبسازی مفاهیم و معیارهای تعالی سازمانی در بخشهای مختلف است که کمابیش در کشور آغازشده است. با وجود این، لازم است برای استقرار ابزارهای تعالی سازمانی دقت بیشتری شود تا ضمن همافزایی بیشتر، از آفت شکلی شدن حرکتها جلوگیری شود.
تعالی سازمانی از این طریق میتواند به ارتقای کارآیی، سیاستگذاریهای بهتر، تضمین کیفیت فرآیندهای تولید و خدماتدهی به بخشهای مختلف اقتصادی کمک و دستیابی به اهداف کلان کشور و چشمانداز توسعه اقتصادی را آسان کند.
توجه به ابزارهای مدیریتی
اکبر افتخاری، عضو هیاتمدیره و معاون برنامهریزی و نوآوری بیمه ایران با اشاره به اینکه سازمانها از ابعاد مختلفی ازجمله مالی، رضایت مشتری و توانمندی کارکنان تشکیلشدهاند، به گسترش صنعت گفت: الگوی جایزه ملی تعالی سازمانی به دلیل جامعیتی که در بخشهای مختلف سازمان دارد، میتواند تمام بخشهای سازمان را پوشش دهد.
بهطورکلی، این الگو از دو بخش اصلی توانمندسازی و نتایج، تشکیل و ۹ بعد اصلی برای آن تعریفشده است که ۵ بعد آن مربوط به توانمندسازی و ۴ بعد برای نتایج مشخصشده است.
به گفته افتخاری، اگر سازمانی بتواند خود را با ابعاد این الگو تطبیق دهد، میتواند به رشد و توسعه همهجانبه برسد چراکه بسیاری از مواقع، سازمانها در یکی از ابعاد مانند فروش رشد میکنند اما نمیتوانند به نتایج مالی خوبی دست یابند.
علت این است که در هزینهها، منابع انسانی، استراتژی یا رهبری فعالیت مناسبی نداشتهاند. این الگو چندین سال است که با عنوان جایزه ملی تعالی سازمانی موردتوجه سازمانها و بنگاههای تولیدی و اقتصادی قرارگرفته است. برای اجرای بهتر این مدل ارزیابان در زمانهای مختلف عملکرد سازمانها را ارزیابی میکنند. علاوهبر این، سازمانهای موفق، پیوسته خود را با این مدل تطبیق میدهند.
افتخاری در پاسخ به این پرسش که سازمان شما از استقرار تعالی سازمانی و حضور در فرآیند جایزه ملی تعالی سازمانی چه دستاوردهایی کسب کرده است، گفت: چندین سال است که الگوی تعالی سازمانی در شرکت سهامی بیمه ایران اجرا میشود و برای دریافت جایزه ملی تعالی سازمانی سالهای ابتدایی گواهی تعهد به تعالی کسب کردهایم و در امسال موفق به دریافت تندیس بلورین شدیم.
وی در پاسخ به این پرسش که مهمترین دستاورد ۱۴ سال برگزاری جایزه ملی تعالی سازمانی در کشور چه بوده است، گفت: قبل از اینکه الگوی تعالی سازمانی معرفی شود، بسیاری از مدیران از مسائل اصلی سازمان غفلت میکردند.
با روی کار آمدن این الگو بسیاری از مسائل ازجمله منابع انسانی، تعریف شاخصها، استراتژیکمحور و برنامهمحور شدن سازمانها و… به شکل دقیق موردتوجه مدیران قرار گرفت. شرکت سهامی بیمه ایران نیز در دو، سه سال اخیر به برنامههای استراتژیکمحور، توجه و برای آن برنامههایی تدوین و عملیاتی کرده، همچنین ردیف بودجهای برای آن درنظر گرفته است. درواقع، با استراتژی مناسب یا الگوی تعالی سازمانی میتوان مسائل مختلف ازجمله رضایت مشتری، عملکرد شفاف مالی و… را با یک معیار سنجید.
افتخاری افزود: بزرگترین دستاورد الگوی تعالی سازمانی این بود که دیدگاه مدیران را از نگاه صرف به برخی از تعابیر مانند تولید خارج و آنها را وارد حلقه همهجانبه از مسائل مدیریتی کرد تا بهتمامی ابعاد وجود یک سازمان توجه کنند که درواقع، مهمترین دستاورد این الگو برای سازمانهای ایرانی بود.
افتخاری در پاسخ به این پرسش که آیا سالهای آینده هم در فرآیند اعطای جایزه ملی تعالی سازمانی حضور خواهید یافت، افزود: با توجه به اینکه موفقیت با استمرار حاصل میشود، برای رسیدن به تعالی نیاز به استمرار وجود دارد مانند ورزشکاری که در سطح المپیک شرکت میکند، اگر وی نتواند تمرینهای خود را پیوسته ادامه دهد بهطور قطع سالهای آینده رسیدن به سطح المپیک برایش سخت خواهد بود.
حال اگر سازمانی درنظر دارد به تعالی برسد باید این فرآیند در آن استمرار داشته باشد. شرکت سهامی بیمه ایران به الگوی تعالی سازمانی بهعنوان یک ابزار نگاه نمیکند و برای اینکه بتواند با قدرت بیشتری برای دریافت جایزه ملی تعالی سازمانی شرکت کند، سال گذشته در این ارزیابی برای دریافت جایزه شرکت نکرد.
وی افزود: با توجه به اهمیت بکارگیری این الگو در سازمانها در تمامی جلسات به مدیران درباره استحکام، قدرتمند شدن و حرکت بهتر سازمان برای اجرای هر چهبهتر الگوی تعالی سازمانی تاکید داریم.
افتخاری در پاسخ به این پرسش که چه توصیهای برای سایر شرکتها و سازمانهای کشور برای ورود به مسیر تعالی سازمانی دارید، گفت: توصیه نخست اینکه تمامی سازمانها از ابزارهای مدیریتی غفلت نکنند چراکه برخی از سازمانها دچار خودبزرگبینی در مدیریت هستند و بر این باورند که به تمام حوزههای مدیریتی مسلط هستند.
با این شرایط، مدیران باید بدانند که همانند تمامی حرفهها، اجرای مدیریت در سازمان به ابزارهایی نیاز دارند و باید خود را به ابزارهای مدیریتی مجهز کنند. امروزه یکی از ابزارهای مدیریتی که موردتوجه سازمانهای ایرانی و خارجی قرارگرفته، الگوی تعالی سازمانی است.
افتخاری گفت: امروزه یکی از ضعفهایی که مدیران اغلب در سازمانها دارند این است که مدلهای مدیریتی را جدا از یکدیگر میبینند درحالیکه باید مدلهای مدیریتی در تلفیق با سایر مدلهای مدیریتی درنظر گرفته شود بنابراین سازمانها ابتدا باید به ابزارهای مدیریت تجهیز شوند و در مرحله بعد این ابزارها را در تکمیل یکدیگر استفاده کنند.
بنابراین گزارش، چهاردهمین همایش تعالی سازمانی ۹ اسفند امسال در سالن همایشهای بینالمللی صداوسیما برگزار خواهد شد، این همایش نتایج تلاشهای یکساله مرکز تعالی سازمانی سازمان مدیریت صنعتی از شرکتهای تابع سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران است که در گسترش مفاهیم تعالی سازمانی در کشور برگزار میشود و در آن از سازمانهای سرآمد در حیطه تعالی و کیفیت، قدردانی خواهد شد.