راهبرد های موثر  برای تقدیر از کارکنان  موثر

نویسنده : ابوالفضل کیانی بختیاری * 

کارکنان  با کارایی بالا بدنبال این نکته هستند که عملکرد فوق‌العاده آنها دیده شده و به تلاش های آنها ارزش داده ‌شود. تقدیر از کارکنان یک نسخه واحد و یکسان برای همه نیست. به عبارتی یک نوع تقدیر خاص مناسب همه افراد نیست و این امر می بایست متناسب با ویژگی های هر فرد و منحصر بفرد صورت بپذیرد.

ذکر این نکته ضروری است که پاداش نقدی، تنها راه تقدیر یا حتی بهترین آنها نمی باشد.

امروزه در رقابتی که برای جذب استعدادها وجود دارد، سازمان ها و رهبران به دنبال یافتن راه ها و استراتژی‌های موثر در جذب و نگهداری منابع انسانی با کیفیت هستند. چرا که وجود و فراوانی این افراد در ترکیب نیروی انسانی هر سازمان باعث تسریع در روند رشد سازمانی و افزایش بهره‌وری کلی منابع انسانی می‌گردد.

از پیشنهاد انواع مشوق‌ها گرفته تا طراحی محیط کار به شکل انعطاف‌پذیر و مطابق با سلیقه کارکنان و … از جمله تلاش‌های سازمان ها برای بهینه کردن محیط کار به منظور نگهداری نیروهای مستعد  محسوب می شوند. این اقدامات و برنامه‌ها امروزه به گونه‌ای بسیار قوی‌تر و جدی‌تر از گذشته در جریان می‌باشد.

پیشنهاد ارائه شده در این نوشتار به سازمان ها این است که در طول تلاش ها و تحقیقات شان برای جذب ایده‌ها و رویکردهای جدید توسعه منابع انسانی، می‌توانند نگاه درستی به یکی از ساده‌ترین اما در عین حال مهم ترین مساله یعنی راهبرد های موثر  برای تقدیر از کارکنان  موثر داشته باشند.

بر اساس تحقیقاتی که اخیرا توسط موسسه گالوپ در امریکای شمالی انجام شده است، از هر سه نفر تنها یک نفر تایید می‌نماید که عملکرد فوق‌العاده آنها توسط دیگران تشخیص داده شده و مورد تقدیر قرار گرفته‌ است. در این تحقیقات مشخص شده است که این یک امر معمولی است که کارکنان احساس کنند، تلاش ها و عملکرد فوق‌العاده آنها بصورت پیوسته، تشخیص داده نشده و مغفول می‌ماند. همچنین این تحقیقات نشان می‌دهد در گفتار کارکنانی که فرایند تشخیص و تقدیر عملکرد ویژه آنها توسط سازمان متبوع، راضی‌کننده نیست، دو برابر نسبت به سایر کارکنان این عبارت بکار می رود: “سال آینده محل کارم را تغییر خواهم داد.”

استراتژی فوق‌الذکر که تاثیر بسزایی در میزان کارایی و مشارکت کارکنان در فعالیت‌های سازمان دارد، بزرگترین فرصت مغفول مانده بین رهبران و مدیران می‌باشد.

تشخیص عملکرد موثر و تقدیر از آن، سه نوع بازتاب در بین کارکنان دارد: نخست اینکه یک عامل انگیزشی می‌باشد. به عبارتی آنها را ترغیب نموده و به آنها انگیزه می‌دهد. دوم اینکه احساس می‌کنند کارشان نتیجه داده است. به بیان دیگر میل نتیجه‌گرایی را در بین کارکنان پاسخ می‌دهد. سوم اینکه احساس ارزشمندی می‌کنند.

از طرف دیگر تشخیص کیفیت عملکرد کارکنان و تقدیر از موارد شاخص، نه تنها میزان مشارکت افراد در فعالیت‌های شرکت را افزایش داده و تقویت می‌نماید، بلکه باعث افزایش بهره‌وری و وفاداری و تعهد کارکنان نسبت به شرکت می‌شود. که این امر منجر به ماندگاری نیروی انسانی با کیفیت می‌گردد. (کارکنان توانمند سازمان را ترک نمی کنند.)

این فرایند علاوه بر ایجاد انگیزه در بین کارکنان شاخص، حامل پیام‌هایی برای سایر کارکنان نیز می‌باشد. پیام‌هایی مبنی بر اینکه موفقیت در این سازمان به چه شکل و صورتی است. بدین ترتیب فرایند تشخیص و تقدیر، یک استراتژی با دو کارکرد می‌باشد. هم روشی است برای تشویق فردی و هم به عنوان فرصتی برای تاکید و ترویج فرهنگ مطلوب سازمانی در بین سایر کارکنان بکار می‌رود.

ارائه بازخورد به افراد

اطلاعات برگرفته از تحقیقات موسسه گالوپ بیان می‌کند که موثرترین روش تشخیص و تقدیر، دادن یک پاسخ یا بازخورد (Feedback) مناسب به کارکنان است. بازخورد مناسب دارای سه ویژگی است:

• صادقانه
• صحیح و دقیق
• مستقیم

ارائه چنین بازتابی به کارکنانی که می‌خواهند به عنوان کارکنان موثر دیده شده و تشخیص داده شوند، به عنوان موثرترین روش معرفی می‌گردد.

پاسخ به عملکرد عالی و فوق‌العاده یک فرد حتی می‌تواند از طریق یک اقدام کم هزینه صورت پذیرد. این اقدام می‌تواند به کوچکی (از نظر هزینه) یک کارت تشکر یا حتی یک یادداشت شخصی باشد. نکته کلیدی در رابطه با این موضوع دانستن این است که چه چیزی این عمل را برای فرد معنادار و به‌یادماندنی نموده و اینکه این عمل از طرف و توسط چه کسی انجام می‌شود.

در آخرین نظرسنجی موسسه گالوپ از کارکنان تعدادی از شرکت‌های بزرگ دنیا خواسته شد تا بیاد بیاورند در طول مدت فعالیت‌شان چه کسی معنادارترین و به‌یادماندنی‌ترین تقدیر را از آنها داشته است.

نتایج این نظرسنجی به شرح ذیل می‌باشد:

• مدیر مستقیم: ۲۸%
• مدیر ارشد- مدیر عامل: ۲۴%
• مدیر خدمات مدیران): ۱۲%
• مشتری: ۱۰%
• همکار: ۹%
• سایر موارد ۱۷%

نکته قابل توجه در این خصوص این است که حدود یک چهارم افراد گفته‌اند که به‌یادماندنی‌ترین تقدیر را از طرف یک مدیر ارشد یا مدیرعامل سازمان‌ دریافت کرده‌اند. کارکنان بازخورد دریافتی از مدیرعامل‌شان را به یاد خواهند داشت. به عبارت دیگر اگر یک مدیر ارشد حتی در حد چند دقیقه وقت صرف این موضوع کند، تاثیری مثبت و به‌یادماندنی بر روی فرد می‌گذارد. در واقع تقدیر از طرف مدیری در این سطح می‌تواند به یک نتطه درخشان شغلی برای فرد تبدیل گردد.

زمانی که از افراد پرسیده شد چه نوع تقدیری، به‌یادماندنی‌ترین تقدیر برای آنها بوده است، پاسخ‌دهندگان بر شش روش تاکید نمودند و جالب است که در این بین تقدیر از طریق پرداخت پول، تنها روش (یا بهترین روش) نبود. موارد به شرح ذیل می‌باشد:

۱-یک تقدیر عمومی به صورت اعلام یا سخنرانی، اعطای یک مدرک یا تقدیرنامه یا انتشار یک پیام و …

۲-تقدیر خصوصی توسط مدیر، همکار یا مشتری

۳-کسب بالاترین رتبه در یک ارزیابی

۴-افزایش حدود اختیارات یا مسئولیت فرد به نشانه افزایش سطح اعتماد

۵-روش تقدیر پولی مانند فرستادن به یک سفر تشویقی، دادن یک پاداش یا جایزه و یا افزایش حقوق

۶-رضایت شخصی یا افتخار در کار

تشخیص و تقدیر از تمامی جوانب

بهترین مدیران، به استقبال ایده محیط کاری با تشخیص و تقدیر فراوان می‌روند. محیطی که در آن فرایند تشخیص و تقدیر از تمامی جوانب و توسط همه سطوح نسبت به یکدیگر صورت پذیرفته و هر کسی نسبت به شیوه مطلوب مورد تقدیر قرار گرفتن دیگران آگاه است. این روش می‌بایست بصورت پیوسته و منظم انجام شود (پیشنهاد موسسه گالوپ بصورت هر هفت روز یکبار می باشد). بدین ترتیب می‌توان مطمئن بود که هر یک از کارکنان نسبت به اهمیت آخرین دستاورد خود آگاه شده‌اند. همچنین از این طریق بصورت مداوم، ارزش‌های سازمانی تقویت می‌شوند.

شاخص‌های مورد استفاده در این فرایند می‌بایست همسو با اهداف، برند و فرهنگ آن سازمان باشند. همچنین باید به‌گونه‌ای تعریف شوند که یک هویت مشوقانه داشته و کارکنان را تشنه بهبود و نیل به موفقیت نمایند.

تقدیر از کارکنانی که حائز شرایط نیستند، یا به عبارتی اشتباه در فرایند تشخیص کارکنان با عملکرد شاخص، بر روی انگیزه و عملکرد کارکنان با عملکرد واقعی، تاثیر منفی خواهد داشت. به همین دلیل است که شرکت‌ها می‌بایست استانداردهای مشخصی را برای دستیابی افراد به جایگاه قابل تقدیر، تعیین و اعلام نموده و به دقت اجرا نمایند تا از هرگونه عقبگرد جلوگیری نمایند.

مدیران برتر به درستی می‌دانند که نباید تقدیری انجام دهند مگر آنکه صادقانه و شایسته باشد. به عبارتی می‌بایست تقدیر، واقعی بوده و از فرد حائز شرایط انجام شود. تقدیر از عملکرد فوق‌العاده یک فرد تاثیر بسزایی در احساس ارزشمندی آن فرد داشته که این امر می‌تواند منجر به ایجاد خروجی‌های مطلوب در سازمان گردد. همچنین همانگونه که تقدیر درست از فرد درست می‌تواند راهگشا باشد، به همان اندازه نیز تقدیر از یک فرد بدون صلاحیت، می‌تواند آثار مخربی بر عملکرد سایر افراد بویژه کارکنان شاخص داشته باشد.

*مدیر برنامه‌ریزی، بودجه و ارزیابی عملکرد سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران